Akribische Vorbereitung, GoLive-Stress, allmähliches Einschleifen: Eine Systemumstellung braucht Kraft und Konzentration

Das neue System ist komplett browserbasiert und besteht aus mehreren Einzelkomponeten wie – unter anderem –  Editorial Organiser, Asset Manager, Agentursystem oder Print Publisher. Repro: MT

Kurz vor Weihnachten geht es in der Redaktion traditionell zu wie im Taubenschlag: Weihnachtskonzerte, Märkte, Basare, letzte politische Entscheidungen. Jeder will kurz vor dem Jahreswechsel noch etwas loswerden. Weihnachten 2017 fiel der „besinnliche Themen-Wahnsinn“ allerdings kaum auf im alltäglichen Chaos: Die Redaktion führte eine neue crossmediale Software ein und trotz aller vorausgegangenen Planungen und Testproduktionen brauchte das Kraft und Konzentration. Mittlerweile sind die in einem solchen Zusammenhang wohl unvermeidlichen Fehlfunktionen, Funktionsunschönheiten oder auch nur bloße Hakeleien durchweg identifiziert und vielfach schon beseitigt, weitere werden nach und nach behoben. Der Alltag kehrt zurück. Und die ersten Erfolge sind auch schon zu sehen: Die Produktion ist digitaler als noch 2017.

Crossmediales Publizieren ist in der Zeitungsbranche  d a s  Schlagwort der letzten fünf Jahre: Ein Artikel, der früher nur in der gedruckten Ausgabe erschien, wird heute in unterschiedlichen Formen – mal kürzer, mal ausführlicher, mit Fotos oder Videos angereichert oder weiterführenden Links versehen – auf zahlreichen Kanälen veröffentlicht. Dazu zählen MT.de, die ePaper-App für Smartphones und Tablets, der Redaktionsblog MT Intern, der Messenger WhatsApp, die Sozialen Netzwerke wie Facebook und Instagram und ebenso die Mediaboxen, die an zahlreichen Orten in Minden und Umgebung aktuelle MT-Kurznachrichten auf fest installierten Monitoren liefern. Um alle diese Kanäle mit Nachrichten zu füttern, braucht es ein Redaktionssystem, das beide Welten – print und digital – miteinander vereint.

Bisher hat die Redaktion all diese Inhalte mit der Newssuite unseres langjährigen Systempartners Alfamedia (Rödermark) produziert, 2014 kam als Erweiterung für die Digitalkanäle die Mediasuite hinzu. Beide Systeme will der Anbieter auf Sicht gegen eine neue Komplettlösung austauschen. In den kommenden fünf Jahren werden deshalb alle Kunden auf die neue Software umgestellt. Dafür übernahm Alfa 2017 den Softwareanbieter Redweb von der Rhein-Zeitung aus Koblenz. Redweb wurde 2003 gegründet und gehört zu den Pionieren moderner Redaktionssysteme in Deutschland, rund 200 Zeitungen und Magazine werden mit den bislang am Markt erhältlichen Versionen der Software erstellt. Nach der Übernahme blieb das Unternehmen als Alfamedia Koblenz am alten Standort.

Das Mindener Tageblatt ist der erste Verlag, der die neue Alfa/Redweb-Lösung einsetzt: Ein Pilotprojekt, mit dem die einzelnen Produktionskanäle noch stärker als bisher miteinander verzahnt werden sollen. Gearbeitet wird nicht mehr in Artikeln, sondern in Themenmappen, in denen alles Wichtige zu einem Komplex gesammelt wird. Sie enthalten neben Artikeln und Fotos auch multimediale Inhalte und Hintergrunddokumente zu den Texten. So können für jeden Veröffentlichungskanal immer genau die Komponenten ausgewählt werden, die gerade gebraucht werden: In der Zeitung erscheint ein Hintergrundartikel mit einem Bild. Online gibt es dazu Fotostrecke und Video. Für die Mediaboxen wird eine Kurzvariante erstellt, für Facebook ein Teaservideo, das auf die lange Version auf MT.de verweist. Gesammelt wird alles in der einen Mappe im “Editorial Organiser” des Redaktionssystems. Um diese Logik auch im Alltag durchzuziehen, musste die Redaktion sich allerdings nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch neu aufstellen.

Das bedurfte umfassender Planungen im Vorfeld. In zahlreichen Workshops und internen Projektsitzungen  wurden vor der Einführung zunächst die Eckpunkte dessen abgesteckt, was für die Produktion gebraucht wird und welche Lösungen das neue System dafür anbietet. AlfaKoblenz-Produktmanagerin Silke Jungbluth schulte dafür hausintern anschließend sieben sogenannte Keyuser, Schlüsselanwender aus den unterschiedlichen Ressorts wie Lokales, Nachrichten, Sport, Digitales und Kultur. Gemeinsam wurde entschieden, welche Funktionalitäten für die Redaktion wichtig sind und wie genau sie konfektioniert werden sollten. Parallel wurden Kollegen aus dem Layout und der Medienproduktion von den Entwicklern in Koblenz mit dem für die spezielle MT-Typografie notwendigen Handwerkszeug vertraut gemacht, so dass sie anschließend selbstständig Text-, Artikel- und Seitenmuster konfektionieren konnten. Auch die IT hatte (und hat) beträchtliche Lastenhefte zu Integration der neuen Software in die MT-Systemarchitektur abzuarbeiten.

Parallel besuchten die Keyuser Verlage, in denen bisherige Redweb-Lösungen bereits im Einsatz sind, um sich Ideen für Organisation und Workflows zu holen. Diese wurden dann in die MT-Praxis übersetzt. Einiges wurde geändert, anderes erst ausprobiert und dann wieder verworfen. So stellte sich zum Beispiel heraus, dass das Posten von Facebook-Nachrichten aus dem neuen System heraus zwar möglich, im Alltag aber nicht sinnvoll ist, weil Kommentare so nicht schnell genug gesehen werden. Auch der Test, alle Mails an die Redaktion direkt in das Redaktionssystem einlaufen zu lassen, ergab organisatorische Probleme. Die Idee musste vorerst verworfen werden; es erwies sich als sinnvoller die Mails vorher im klassischen Mailprogramm zu sortieren. Das Erstellen von Mediabox-Nachrichten hingegen ist deutlich komfortabler als bisher.

Parallel zur Entwicklung und Fertigstellung der Workflows testeten die Kollegen aus der IT und die Keyuser auch schon das neue System auf einem Testserver und meldeten immer wieder Fehler oder Verbesserungswünsche an die Alfa-Entwickler. Aufgrund dieser umfangreichen und notwendigen Anpassungen und um den Druck aus dem Prozess zu nehmen, wurde der Produktionsstart von Anfang Oktober auf Ende November verschoben. Mitte November produzierte die Redaktion an einem Samstag dann gemeinsam mit den Technikern aus Koblenz eine komplette Ausgabe zur Probe, um für den Start gerüstet zu sein. Erst dann gab es als Resultat grünes Licht für die endgültige Umstellung auf die neue Software zur Ausgabe vom 21. November 2017.

Trotz aller akribischen Vorbereitung: In den erste Wochen holperte es immer noch gewaltig. Fast täglich wurde am System nachgebessert, auch die Workflows wurden Anfang des Jahres noch einmal angepasst: Theorie und Praxis weichen dann eben doch voneinander ab. Die Umstellung forderte der Mannschaft einiges an Nerven, Geduld und – siehe oben – Kraft und Konzentration ab. Inzwischen hat sich das neue Redaktionssystem jedoch so langsam eingeschliffen. Gut so – schließlich erfordert die tägliche Produktion von Printausausgabe, zugehörigen Magazinen und zahlreichen Digitalkanälen die volle Aufmerksamkeit der Mannschaft.

Von Nina Könemann, Ressortleiterin Digitale Inhalte

(Der Beitrag basiert auf einer weitgehend ähnlichen Version des Artikels im Kunden- und Mitarbeitermagazin “johann!”, Ausgabe Frühjahr 2018)

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